La base de données clients pour les PME du BTP
Résumé pour les décideurs
Dans le secteur du BTP, la relation client est primordiale pour la bonne conduite du chantier et la réputation de l'entreprise. Pour les PME, la base de données clients est un outil essentiel pour suivre facilement le fil des échanges, cibler son discours et convaincre et fidéliser le client. Les éléments de la base de données clients comprennent les informations sur l'identité du client, les moyens de communication, les informations comptables, les négociations avec le client et tout autre élément pertinent pour la relation. L'utilisation d'un logiciel de gestion de la relation client et de facturation, comme Obat, permet d'alléger la charge administrative et d'exporter rapidement toutes les informations actualisées.
Votre fichier client contient toutes les informations essentielles à la gestion de vos relations professionnelles. Pour une PME, une base de données complète et à jour peut devenir un véritable accélérateur de croissance.
Comment élaborer cette liste et avec quels outils ?
La relation client dans le BTP
Le BTP fait partie de ces secteurs où la relation avec le client joue un rôle particulièrement important.
L’environnement de travail
Un chantier est rarement l'affaire de quelques heures. Les professionnels du bâtiment peuvent travailler pendant plusieurs mois, voire plusieurs années sur un même projet. La relation qu’ils entretiennent avec le maître d’ouvrage est déterminante pour la bonne conduite du chantier. Si la communication passe bien, vous avez toutes les chances de respecter le calendrier préétabli.
La réputation de l'entreprise
La capacité à communiquer efficacement et à tenir les délais fait partie de critères qui participent à la bonne réputation de l'entreprise sur le marché. Soigner sa réputation est essentiel, dans un secteur où le bouche-à-oreille joue toujours un rôle décisif dans le choix du client. L'entreprise doit donc prêter une attention toute particulière à la relation client avant, pendant et après le chantier.
PME du BTP : pourquoi travailler votre base de données clients ?
Pour les petites et moyennes entreprises, le bouche-à-oreille est encore plus prégnant. Vous n’avez pas encore l’aura nationale et internationale d’un géant du marché. Chaque client compte et contribue à construire durablement l’image de votre entreprise à l’échelle locale.
Piloter facilement ses relations
La relation ne se résume pas à l'envoi de devis et de factures. Elle se nourrit d’échanges informels et de communications diverses sur l'évolution de votre entreprise par exemple. Dans cet exercice, la base de données clients vous permet de suivre facilement le fil de vos échanges. De quand date votre dernière prise de contact ? Quel en fut l'objet ? Toutes ces informations peuvent être utilisées pour enrichir la base de données clients.
Cibler son discours pour convaincre et fidéliser le client
La base de données enrichie vous permet de mieux saisir le profil de chaque client. Avant un appel, vous pouvez vous référer aux éléments notés sur sa fiche et adapter votre offre ou votre discours. Vous pouvez relever des informations pertinentes à différents niveaux de la relation. Avant un premier chantier, vous trouverez des infos très générales sur votre interlocuteur. Celles-ci vous permettront de dresser son profil. En relation client, vous pourrez ensuite affiner selon les données que vous aurez vous-même collectées au fil de vos échanges.
Le tout, sans perte de temps
Avec une base de données correctement actualisée, vous ne perdez plus de temps avec des allers-retours inutiles : mauvaise adresse ou numéro de téléphone, contenu inadapté… Vous accélérez également des processus clés comme le règlement des factures en prévoyant des alertes sur les échéances et des envois de rappel automatique au client.
Les éléments de la base de données clients dans le BTP
Qui est le client ? Comment le contacter ? Avez-vous négocié des conditions particulières pour le paiement ou la livraison ? Toutes ces informations vous permettent de gagner en précision dans vos échanges et d’éviter les malentendus.
Les infos sur l'identité du client
Nom, prénom, client particulier ou professionnel, fonction et catégorie socioprofessionnelle… Tous ces champs vous permettent de saisir en un coup d'œil le profil général du client.
Les moyens de communication à votre disposition
Adresse postale, courriel, numéro de téléphone fixe et mobile… Les informations de cette catégorie sont susceptibles d'évoluer. Pour rester à jour, n'hésitez pas à confirmer ces différents points avec le client lors de vos échanges.
Les informations comptables
Le client a-t-il un code attribué ou un numéro de TVA s’agissant d’une relation BtoB ? Ceux-ci peuvent figurer dans votre base de données clients. Ces éléments viendront notamment faciliter l'établissement des factures et autres documents en temps voulu.
Ce que vous avez négocié avec le client
Vous avez pu accorder certains avantages à un client en particulier : délai de règlement, mode de paiement… Notez soigneusement ces informations, et les conditions qui s’y appliquent.
Tout autre élément pouvant servir la relation
Toute information susceptible d'alimenter positivement la relation client doit figurer sur le fichier. Il peut s’agir du nombre de demandes effectuées, du niveau de satisfaction relevé et de son évolution depuis la réalisation du premier chantier.
Tableur ou logiciel
A priori rien ne s’oppose à la gestion d’une base de données clients sur Excel… Si ce n’est le manque d’intuitivité et le défaut de compatibilité. À long terme et à mesure que la BDD grossit, la mise en place d’un logiciel conçu pour les métiers du BTP s’impose comme la solution la plus pertinente
Ces outils intègrent toutes les fonctionnalités utiles aux professionnels du bâtiment. Tous les champs sont déjà paramétrés, vous n’avez plus qu’à les remplir pour chacun de vos clients. Un logiciel de devis et de facturation, comme Obat, élaboré pour les PME du BTP permet d’alléger de manière considérable la charge administrative qui pèse sur les petites et moyennes structures. Vous pouvez ainsi vous centrer sur votre cœur de métier grâce à un logiciel intuitif, à utiliser n’importe où depuis un ordinateur portable ou un mobile
En sélectionnant un logiciel compatible avec l'outil de base de données, vous pouvez exporter un en clin d'œil toutes les infos recensées pour accélérer vos processus métiers. Établir des devis et factures devient simple et rapide. Le risque d’erreurs et d’oublis est aussi limité. À chaque mise à jour de la base de données, tous les documents créés reprendront automatiquement les dernières informations actualisées
